第三方数据审核款不到账 关键:现场审核过程中,这些文件最容易审出问题!
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质量开讲,让质量有温度
质量管理体系外部审核分文审和现场审核。
“文审”,自然要讲究斯文,讲究体面,坐在办公室里,轻松愉快地就把文件给看完了。
“武审”,即我们常说的(生产)现场审核,虽说不用真的上台舞**摆阵,但着实要辛苦得多。
虽然辛苦,环境也要差上很多,但是责任心强的审核员还是愿意多待在生产现场,为什么?因为现场才是识别风险最直接的地方。
而文审呢?总是有些朦朦胧胧,隔靴搔痒,最关键的是,想找点问题实在是太简单了!
一,客户满意度调查
看似非常普通的一个文件,实则暗藏杀机,我们来体会一下:
审核员:请将你们公司的客户满意度调查情况给我看下。
耿直的你:好的,拿出了相关文件递上。
审核员:满意度调查了几家客户?为什么其他客户没有去调查?
耿直的你:主要客户我们都调查了,其他客户因为占我们销售份额少所以就没有去调查。
审核员:什么?少就不去调查了?你不去调查怎么知道为什么客户给你们的订单少(销售份额少)!
耿直的你:……(心中有一头神兽慢悠悠走过)
好不容易解释加忽悠过去了,耿直的你摸摸头上的汗,继续开始审核。
审核员:我们公司的满意度你调查了哪些部门?
耿直的你:我们去找了采购部门的X经理,详细了解了他对我们公司的看法,并且以调查表形式带回来了。
审核员:其他部门呢?比如质保、技术、财务、物流等部门,和你们不是也有交集嘛,为什么不去调查!
耿直的你:……(心中的神兽开始奔起来了)
费了九牛二虎之力,还紧急让销售部门临时“造”了两份其他部门的调查表,这才侥幸过关,不过,看架势,似乎还没完。
这不,又来了!
审核员:这些调查表,怎么每个部门的调查内容都一样?
耿直的你:老师,我们是统一格式的(其实是网上随便下载了一份),以便做更好的对比。
审核员:格式统一没问题呀,可是各个部门的调查表内容还是要区分的呀,比如你问技术部对我们的零件价格看法,这就很不合适嘛。
耿直的你呼吸有些急促了,心中的神兽慢慢地多了起来。
终于,这次没有解释得过去,被审核员记下了个不符合项,有些沮丧的你,听到审核员又问了。
审核员:调查这么多客户,结果也已经出来了,你们有什么发现吗?
耿直的你:(有点懵)啥?发现?
审核员:就是结果分析。
耿直的你:我觉得大家都对我们都挺满意的呀!
审核员:没有分析呀!那你们做满意度调查的意义在哪里?走个过场?流于形式?
耿直的你面色潮红,心中已经开始万兽奔腾了!
审核员:另外,我发现呀,这些调查表调查的内容都很虚,很套路呀,没有啥实际性内容,一点差异化的东西都没有,是不是在网上下载的啊?
耿直的你讪讪地笑了下,心中默念……
好不容易,客户满意度调查审完了!
二,应急计划
先科普下,啥叫应急计划。
百科上是这么定义的:
预见的一套技术和组织方法,旨在以最佳的方式应对所发生的、给机构带来危害并影响其顺利运行的严重事件。
应急计划主要是针对客户的,用大白话来讲应急计划就是:当你因为某原因供不上货时,你打算怎么办!
科普完了,咱们接着审!顺便提一句,耿直的你已负伤下线(目测是被奔腾的神兽给踩到了),改由“灵活的你”上线应审!
审核员:应急计划有吗?
灵活的你:有,有,有,老师您稍等呀,先喝口水,我这就安排人去拿,5分钟过去了,拿来了一沓文件。
审核员:恩,防火防盗防师兄都有了,咦?这防师兄是什么鬼?!
灵活的你:哎呀,见笑见笑,拿错啦,我们这应急计划的起草者是刚从学校毕业的女大学生,她把她在学校的“应急计划”给拿出来了~
审核员:……重新拿了份“更新版本”的应急计划看了起来,恩,这份计划倒是挺全的,什么地震、火灾、洪水、龙卷风啥的都考虑到了。我看你们有台进口设备并不常见,要是坏了的话,怎么保障供货?
灵活的你:有、有、有,老师,这个材料放在档案室了,有点远,我这就找人过去拿。说罢出了房间,飞也似的来到设备部,找到设备经理,联系上设备厂商,询问了一共在中国卖了几台同等设备,分别是哪些厂商和联系电话……
10分钟后,审核员手里拿到了一份“新”材料。
审核员:嘟囔了一句,你们档案室温度挺高的呀,怎么文件热乎乎的?
灵活的你:......您瞧可不是嘛,我去拿了下,汗都热出来了(其实是刚打印出来的,下次等等凉了再拿过来,怕烫!)
审核员:这些电话和联系人是?
灵活的你:是这样,我们这台设备在国内都不常见,我们在很早的时候就已经意识到这点,并且和国内其他采购该设备的厂商取得联系,您手里拿的清单是我们已经确认过可以合作的兄弟公司,当我们设备故障了不能使用的时候,我们可以紧急去他们那生产。
审核员:恩,很不错。前几年,韩国的一家塑料粒子厂着火了,很多公司因此断了货,对于原材料,你们有应急计划吗?
灵活的你:有,当然有,于是又飞也似的去了采购部。再然后,还去了生产部、质量部、IT部门,最后,总算不负使命,完成了“应急方案”的审核。在推开房门,走出房间之后 ,累倒在走廊的座椅上。
不过,就当大家都以为结束的时候,审核员又杀了个回马**。
审核员:最近,环保问题尤其突出,给你们供零件的各家供应商有没有环保风险,请将它们的环保资质给我看一下,另外,我还想看下,如果他们因环保被关了门,你们有什么应急计划。
所有人:……
在伤了两位之后,老板找到了专业的你,紧握住你的双手,热泪盈眶,动情的说,我们公司(的业务),就靠你了。
顿时,专业的你觉得肩上的担子更重了些。
三,人员能力/培训
接下来,审核的内容是人员能力/培训。
审核员:请问,你们公司的人员培训工作是如何开展的?
专业的你:你指的是一线操作人员还是办公室管理人员?
审核员:一线操作人员。
专业的你:是这样,我们每一名操作人员,在到岗前,都会经过系统全面的培训,一共有三个阶段。
厂规厂纪,安全生产方面的培训由人事部门统筹,采用集中培训的方式进行。
应知方面的培训则由生产主导,涵盖原材料识别,设备操作、工艺执行、不合格品管理,异常情况处理等多个方面。
应会,我们更侧重于实际的操作能力,主要由班组长及带教师父进行,根据岗位不同分别设置不同的操作培训内容,我们还专门建立了操作培训基地,对穿线,打结,打扭矩**等常见动作进行模拟练习……
说到这里,审核员心中已经想给赞了。
审核员:那上岗后呢?有没有相关的考核?
专业的你:上岗后我们有些严格而又详细的考核细责,主要有专业能力、节拍、合格率、管理能力四个维度进行考核。
专业能力包括人员对于人员对于设备、工艺的学习、理解与运用。
到这个时候,一般的审核员就会打住去审核下一个模块了。
当然,较真的审核员还会问以下几个难以招架的问题:
1、内外部培训的比例,为什么外部培训这么低?内部讲师水平如何保证?
2、人员流动性高吗?具体数据?对于人员离职时的原因分析,有保证人员离职率的实际措施吗(尽管我们知道就是钱的问题)?
什么?还招架的住?我要放大招了!
3、顾客的特殊要求!
你们是如何培训的,比如大众的QPNI、 Q、D/TLD管理,通用的BIQS、实验室认可、RIAP,实在不行,还有VDA和AIAG各类要求的培训及传递的!
还是开头那一句,真要看这些文件时,咱就不要挣扎了,招了吧!
上面只是列举了三种类型的文件审核,其实文件审核的范围海了去了,比如供应商管理、设备管理、内部持续改进、项目管理、产品研发……
四,审核资料清单
附录一份 审核资料清单,无论是内审员还是外审员,都建议收藏学习。
一阶段审核清单:
顾客资料:
包括汽车顾客清单、汽车顾客特殊要求清单、与顾客签订的合同/协议等以及合同或协议的评审、连续12个月的订单;
体系策划:
过程控制清单、过程矩阵图、过程关系图、风险控制方案、程序文件清单、手册、记录清单;
内部审核:
包括体系审核、所有涉及到汽车产品制造的过程审核、所有汽车产品的产品审核;如内审方案、年度计划、审核计划、审核报告等;
管理评审:
评审计划、评审报告等;
过程绩效指标:
连续12个月的绩效指标统计及趋势,包括业务计划中规定内容、质量目标、质量成本分析、过程指标;
与顾客有关的绩效:
顾客抱怨/投诉/退货处理资料(汇总表、登记表、8D报告/PPM指标及趋势、超额运费等)、顾客满意度评价;
与供方有关的绩效:
供方的PPM指标及趋势、超额运费等;
汽车产品标准、顾客图纸、APQP资料、对产品的顾客确认记录/第三方检测报告等。
二阶段审核清单:
管理层
公司内外部环境因素分析:
SWOT分析(竞争对手、行业标杆等)、宏观因素分析(政治、经济、文化等)、微观分析(行业、产品结构/定位、发展趋势等);
企业风险分析:
产品安全、生产安全、环保、财务、设计、制造、供应、行业等;
公司战略:
未来3~5年的公司总体战略规划及目标,战略展开(职能战略)及战略目标展开;
年度业务计划/经营计划制订及统计:
按照公司总体战略目标制订本年度公司级业务计划并落实到各部门,建立公司各部门的KPI指标,按规定周期收集和统计目标达成结果并进行趋势分析,提出改进措施。需提交连续12个月的统计结果。业务计划包括每个顾客及供应商的业绩监控、质量成本、质量目标、经营性指标、管理性指标、过程指标等。
管理评审:
管理评审计划→各部门汇报资料汇总→管理评审会议签到→管理评审报告→持续改进计划→实施结果;
体系审核:
内部审核实施计划→审核实施记录→体系审核报告→不符合项报告(含原因分析、纠正措施及验证)→不符合项分布表→首/末次会议签到表;
过程审核:
过程审核年度计划→过程审核实施计划→审核实施记录→过程审核报告→不符合项报告(含原因分析、纠正措施及验证)→不符合汇总表→首/末次会议签到表;
产品审核:
产品审核年度计划→产品审核实施计划→实施记录(含:全尺寸报告、各项功能和性能实验报告、材料报告)→产品审核报告;
生产
生产计划:
客户订单/销售计划→制造可行性评审→生产计划→生产指令→生产统计;包括产能分析;
生产工艺管理:
作业准备验证(首检)、工艺参数监控记录(如生产不负责则由质量负责);
生产过程控制:
交接班记录、生产动态记录(设备维修、模具/工装维修、刀具/工具更换、产品更换、物料更换等);
现场管理:
区域划分(生产区、合格区、来料放置区、待检区、不合格区、发货区、通道等)、产品标识、现场应保持干净整洁;
设备
台帐→设备卡→年度保养计划→保养记录→日常点检记录→维修记录→绩效指标统计;满足预测性维修要求;
新设备或大修后→设备验收记录→台账→设备履历;
设备标识:
环境保护设备/安全防护设备/关键设备的标识及状态标识(待修、停用、正常等);
特种设备管理:
清单、备案资料、年检记录;包括:行车、叉车、电梯、压力容器、锅炉等。
工装
新工装:
开发计划→工装设计(图纸、标准等)→采购订单/自制计划→验收单(检验记录等)→台帐
日常管理:
台帐→库存定期检查记录→维修记录→定期精度检查报告报→工装履历→废申请单(要填上处置记录)
工装标识:
编号、产权及状态标识(待修、停用、正常、报废等);
注:工装包括工具、专用检具、模具、夹具、刀具(含磨具)、可重复利用的物流器具等。
质量
新的原料或新零件→样品报告(公司的检验和试验记录、生产试用报告等;供方提供的材料报告、功能性能报告、可靠性试验报告及第三方的检测报告等);
常规采购的产品→报检单→进货检验记录;
生产过程:
工艺参数监控记录(如质量不负责则由生产负责)、产品检验报告书、过程质量记录(自检、首件检验、巡检、转序检、入库检、现场控制图、定期Cpk分析报告等)、成品检验记录(检验记录单、报告书)、标识(现场要有即可)、顾客来料检验记录;
退货或顾客抱怨:
顾客投诉登记表→汇总→8D报告→变更通知单+文件更改通知单→相关文件修订(控制计划、FMEAs、工艺、检验规程等);该项由营销或质量提供!
不合格控制:
不合格处置单、如报废则有报废通知单、返工有返工复检记录、不合格汇总表→定期的不合格优先减免计划→纠正/预防措施验证记录→变更通知单+文件更改通知单→相关文件修订(控制计划、FMEAs、工艺、检验规程等) ;
针对重大不合格项目→纠正/预防措施验证记录 →变更通知单+文件更改通知单→相关文件修订(控制计划、FMEAs、工艺、检验规程等);
监视和测量装置:
台帐→校准/检定计划→校准/检定记录(内外部的校准记录、偏离记录、校准履历等)→有效期标识→试用前的校正记录→试验设备的日常点检记录→定期巡查记录;
该类装置包含产品的检验和试验设备/仪器仪表/检具和监控过程参数的仪器仪表(如压力表、温控器、电压表、电流表、流量计、时间继电器、热电偶等)等;定期的MSA分析报告;
实验室:
标准样品一览表→样品标识卡;实验室环境条件监控记录(温湿度、清洁度等);
试验样品登记→试验原始记录→试验报告→试验样品处理记录等;
技术
新品开发:
每个系列产品至少一套完整的APQP资料;关注产品标准、顾客要求、开发目标、产品设计验证/评审/确认记录、阶段性验证报告等;
所有汽车产品的PPAP资料,包括所有产品的图纸、控制计划、工艺文件。
过程验证:
工艺验证记录(PPK、MSA、特殊过程、产能、成本、合格率等);
设计更改:
申请单→变更前的评审→变更方案→变更记录→变更后的评审→技术通知单/文件更改通知单→ 相关文件修订(图纸、标准、FMEAs、控制计划、工艺、检验规程等)→变更履历;
技术文件管理:
技术文件清单→文件归档记录→复印分发记录→修订记录→修订后的收发记录→借阅记录;外来文件清单(与产品有关的标准)→文件归档记录→复印分发记录→有效性检查及更新记录→借阅记录;
营销
市场营销:
市场分析、行业分析、市场定位、业务分析、竞争对手与行业标杆分析、SOWT分析、营销策略、营销规划等;
顾客档案:
顾客清单→顾客特殊要求清单;
合同管理(包括销售合同、技术协议、质量协议、图纸等)→合同评审表;
订单管理:
顾客订单/销售计划→可制造性评审记录→月度订单登记→发货计划→订单执行跟踪记录→发货记录→销售业绩统计;
退货或顾客抱怨:
顾客投诉登记表→汇总→8D报告→变更通知单+文件更改通知单→相关文件修订(控制计划、FMEAs、工艺、检验规程等);该项由质量或营销提供!
满意度管理:
顾客满意度调查表(发给客户)/顾客满意度测评(内部评价)→顾客满意度评价报告;
顾客文件管理:
顾客文件清单(顾客标准、图纸、合同、技术要求、相关协议等)→文件归档记录→复印分发记录→更新记录→修订后的收发记录→借阅记录;
采购
供应商资料:
可接受供应商清单→供应商资料(基本信息调查表、营业执照复印件、机构代码证复印件、体系证书复印件(含质量体系、环境体系等)、特殊行业生产许可证/运输证复印件、危险废弃物处理资质等);
供方评价:
供方开发计划→资料收集→潜在供方清单→评审计划→供应商评审记录→可接受供应商清单→采购协议(新品开发协议、技术协议、质量协议、保密协议、价格协议、框架采购合同、物流/包装协议、环保协议等);
样件管理:
新品开发→技术文件签订和发放(各类协议、图纸、标准等)→OTS送样→样件认可→PPAP提交(必要时)→PPAP认可(必要时)→量采;
变更管理:
更新后的文件→文件收发记录(旧文件回收、新文件发放)→零件更改后送样送样→样件认可→PPAP提交→PPAP认可→量采切换;
采购管理:
物料需求计划→采购计划→采购订单→报检单→进货检验记录→入库单→供应商业绩评定
不合格控制:
不合格处置单→处置记录(退货、挑选等)→供方整改→整改验证记录→供应商业绩考核
供方文件管理:
与供方有关的文件清单(标准、图纸、合同、技术要求、相关协议等)→文件归档记录→复印分发记录→更新记录→修订后的收发记录
仓库
账卡物一致、标识清楚、堆放整齐、防护符合环境要求、出入库记录齐全、先进先出方式明确、库房区域划分/布局、出货检查记录等
相关方财产管理
(硬件:设备、工装/模具/检具/物流器具、材料或零件等):
相关方财产清单→到货通知→检查记录→产权标识→入库管理→出货记录/消耗记录/周转记录→定期检查/保养/维护或维修记录→损坏记录(如有)→报告相关方的记录(如有);具体管理按公司的设备、工装/模具/检具/物流器具、材料或零件等的管理要求进行;
10
人力资源
培训:
培训需求(各部门提出、公司战略、岗位能力评价、新员工/转岗员工、安全/环保、新品开发等)→年度培训计划→月度培训计划→培训记录(签到表、培训记录)→培训效果评价;
人力资源管理:
员工名册、新员工试用考核、特殊工种人员情况表、技能矩阵及能力评价、员工绩效考核、顶岗计划、职业规划及晋升通道、合理化建议/自主改善/QC小组活动。
满意度评价:
员工满意度调查→员工满意度调查汇总分析→改进措施及验证;
11
文控/记录
受控文件清单(管理性清单)→文件审批→分发记录→修订记录→修订后的收发记录→借阅记录;
记录清单(含规定的保存周期)→分发记录→修订记录→修订后的收发记录;
说明:
1、管理性文件包括手册、方针目标、年度经营计划、程序文件、记录格式、管理制度、操作规程、作业指导书等。
2、操作规程及作业指导书不包括产品制造工艺类文件。
12
财务
成本核算:至少核算到各工序产品成本;
收集生产过程的不合格品、废品数据,核算内部损失。
收集顾客退货数据和索赔数据,核算外部损失。
END
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